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1º ETAPA: Planejamento de Compras da UFLA
O requisitante realizará o planejamento do quantitativo de materiais que serão utilizados por sua unidade organizacional (Pró-reitoria, Coordenadoria, Departamento, etc.)
para o período de 12 meses. Todas as demandas de compra deverão ser aprovadas pelo gestor da unidade orçamentária (pró-reitores, chefes de Departamento, diretores ou pessoas designadas para esse fim). Em breve, será disponibilizado pela
DGTI o cadastro dos gestores das unidades.
Não será necessário, no momento do planejamento de compras, fazer orçamento dos materiais e justificativa. Entretanto, caso o requisitante solicite algum material
com características muito específicas, que seja de uso exclusivo da unidade solicitante, como por exemplo, um
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datacenter para a DGTI, a DGM solicitará à unidade solicitante, apoio na elaboração dos orçamentos e justificativa.
Nesta primeira etapa, será feita a estimativa do departamento para reserva da quantidade solicitada. Por exemplo, se a DGTI previr o consumo de 20 computadores, ela terá o direito de solicitar até no máximo esse quantitativo. Caso a DGTI, por algum imprevisto, precise solicitar uma quantidade superior, por exemplo, 30 computadores, a disponibilidade das 10 máquinas não previstas deverá ser negociada com a
Proplag. A previsão de demanda não gera a obrigatoriedade de consumo do material.
Nesta primeira etapa, não será gerado nenhum débito na unidade orçamentária e o valor da previsão de demanda pode superar os recursos disponíveis. Por exemplo, caso a DGTI tenha R$ 50.000,00 de recursos, ela pode fazer a demanda de compra no valor de R$ 75.000,00. O sistema não impedirá, nessa fase, que seja solicitado além da disponibilidade orçamentária.
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2º ETAPA: Solicitação de material
Finalizadas as previsões de compra, a DGM realizará através de processos licitatórios (Pregão Eletrônico Tradicional, Registro de Preço etc...) as aquisições de materiais. Os materiais de consumo, que são de uso comum (ex: lápis,
toners, tinta, areia, reagente, cabos, tomadas, etc), serão disponibilizados no almoxarifado e os materiais permanentes, que são os bens patrimoniáveis (ex: equipamentos, móveis, veículos, livros, etc) estarão disponíveis para solicitação na ata de registro de preços.
É importante frisar que será necessária, além da previsão de demanda (1º etapa), a solicitação do material ao almoxarifado ou a solicitação de demanda para o registro de preço.
Nessa 2ª etapa, o somatório dos valores dos materiais solicitados não poderão exceder os valores orçamentários da unidade (respeitando os valores previstos pela unidade em cada rubrica). Por exemplo, a unidade DGTI, tendo R$ 50.000,00 de recurso, não poderá solicitar além desse valor. Após o pedido, será debitado no orçamento da unidade o valor solicitado.
